Comment créer une routine de travail et gagner en efficacité ?

Le manque de motivation est souvent pointé du doigt face à une baisse d’efficience au travail. En se penchant sur la question, on se rend compte que la motivation n’est pas le fond du problème. Ce sont plutôt la désorganisation et l’absence d’objectifs les vrais coupables. La solution ? Il est impératif de se créer une routine de travail. Que vous travailliez en présentiel ou en télétravail, le principe reste le même.

Ne pas faire d’amalgame entre routine de travail et ennui

Attention, l’idée ici n’est pas de tomber dans la routine, mais vraiment de créer une routine de travail au sens de l’organisation. L’objectif est simple : instaurer de bonnes habitudes et se conformer aux règles édictées. Vous constaterez après coup qu’en suivant un fil conducteur au quotidien, vous atteindrez vos objectifs, que vous soyez motivés au non. Car oui, la routine a aussi du bon et se révèle être un atout phare dans votre vie professionnelle. La régularité, un des principes de base de la routine de travail, est aussi une des clés de la productivité. Une bonne organisation aussi qui permet d’automatiser les tâches. Vos journées seront donc moins stressantes et moins fatigantes puisque vous savez à l’avance ce que vous devez faire.

La régularité, la base d’une bonne routine de travail

Pour atteindre rapidement vos objectifs, il vous faut instaurer une routine de travail, mais pas n’importe comment. Dans la conception de votre planning, une chose doit prédominer : la régularité. Développez un programme journalier, hebdomadaire, mensuel. Pour chaque tâche, définissez un temps imparti à respecter. Pour l’exécution de votre plan d’action, il vous suffit de vous en tenir à vos objectifs. Engagez-vous à les respecter. Au fur et à mesure que vous avancez, il se peut que vous constatiez de petites failles ou des lacunes dans votre méthode de travail. N’hésitez pas à les corriger et à les améliorer selon l’expérience. Le but est de faire toujours de mieux en mieux.

Planifier sa journée, du matin au soir

Pour un maximum d’efficacité, planifiez votre quotidien. Programmer sa journée à l’avance fait partie des meilleurs moyens pour être productif. En effet, vous commencez chaque journée en sachant quelle direction prendre et quelle doit être votre vitesse de croisière. Plusieurs méthodes se présentent à vous. Vous pouvez par exemple :

• Tenir un agenda, classique ou électronique.
• Utiliser en alternative un bullet journal ou bujo. Il s’agit d’un carnet organisé par système de page et de liste inscrite par ordre de priorité.
• Se fier aux outils de nouvelle génération comme les gestionnaires de tâche. Plusieurs logiciels gratuits et faciles à prendre en main sont disponibles en ligne.

En plus de ces organisations de base, ayez toujours à disposition des outils de prise notes pour coucher par écrit les bonnes idées qui viennent de façon soudaine, … ou pas.

Se fixer des objectifs au quotidien … et sur le long terme

La création d’une routine de travail va de pair avec la définition de vos objectifs. Aussi minimes soient-ils, posez toujours des buts à atteindre. C’est l’une des meilleures techniques pour avancer et être productif. Fixez-vous des objectifs au quotidien, mais aussi sur du long terme. Chaque objectif ainsi atteint doit par ailleurs permettre de vous fournir un feedback clair et immédiat. Aussi, vous devriez pouvoir mesurer les succès, d’identifier les difficultés ou encore de repérer les habitudes à corriger. La mise en place de cette routine de travail vous donnera la sensation de maîtriser les choses, ce qui vous poussera davantage vers l’avant.

Soigner son espace de travail

On n’y pense pas toujours mais créer une routine de travail implique également la composition d’un espace de travail adéquat. Ceci est particulièrement valable pour ceux qui évoluent en télétravail. Pour ces derniers, l’idéal serait d’aménager un bureau dans une pièce à part afin de séparer vies personnelles et professionnelles. Si cela s’avère impossible par manque de place, créez un coin bureau dans la pièce la moins fréquentée de la maison. Dans tous les cas, installez votre bureau dans une zone baignée par la lumière naturelle. Pour le soir, prévoyez une lampe de bureau en plus de l’éclairage principal de la pièce. Pensez aussi aux rangements pour pouvoir bien organiser les lieux. Pour la chaise, confort et ergonomie sont les mots d’ordre. Enfin, ne négligez pas la déco. Offrez-vous un univers agréable.

Instaurer des pauses dans sa routine de travail

Oui, les pauses participent grandement à votre bien-être, à votre santé et in fine à votre productivité. Aussi, est-il important, voir indispensable de glisser des moments de pause dans votre routine de travail. Sans les petits moments de relâche, vous risquez d’accumuler les tensions, la fatigue, le stress, … ce qui peut vite vous conduire à un épuisement professionnel. Prévoyez une petite collation saine le matin, une autre pour l’après-midi. Vous prendrez le temps de les déguster pendant les pauses. Levez-vous régulièrement, étirez-vous et hydratez-vous. Hors des heures de travail, prévoyez aussi des distractions : marche, sport, lecture, moment en famille, petite escapade, etc. De quoi vous ressourcer et revenir plus motivé que jamais.