Dans le monde du travail, respecter les délais relève souvent du parcours du combattant. Déjà, le nombre d’heures travaillées est souvent loin du compte, si l’on considère le nombre d’heures nécessaires à la réalisation de toutes les tâches. Toutefois, si nous ne parvenons pas toujours à respecter nos délais, cela résulte, certes, d’une charge importante de travail.
Mais il ne faut pas oublier non plus qu’en partie, c’est dû à un manque d’organisation et à une difficulté à bien gérer son temps. Heureusement, il existe des astuces ingénieuses, que vous soyez salarié, dans le marketing ou dans les travaux de conception. Elles vous permettront de respecter tous vos délais au travail.
Respecter les délais grâce à une planification
C’est l’une des techniques les plus courantes en termes d’organisation de travail. Elle consiste à établir la liste des choses à faire, à livrer ou à rendre, etc., en les échelonnant sur sa semaine de travail. En vue de gérer au mieux les éventuels imprévus, il est judicieux de laisser des trous dans son planning.
Il est tout aussi important de savoir hiérarchiser ses tâches dans son planning. Vous atteindrez plus facilement votre objectif de respecter les délais en vous attelant d’abord à celles qui sont prioritaires. Pour cela, déterminez clairement les tâches à réaliser en priorité. Vous serez étonné de voir vos tâches dégrossir progressivement, sans craindre de dépasser les échéances.
Dire non quand il le faut
Par peur de décevoir ou pour ne pas s’attirer le mépris des collègues, nous avons souvent tendance à dire oui à tous ceux qui nous sollicitent. Pourtant, ce n’est pas le meilleur moyen de respecter nos délais dans la réalisation de nos tâches. Aussi, quand on vous demande de faire ceci ou cela, « exceptionnellement », il est important d’examiner la demande avant d’accepter. Et surtout, de considérer les tâches qu’il vous faut encore réaliser.
En cas de surcharge, il est plus sage de proposer des alternatives que d’essayer de tout porter sur ses épaules. Et ce, même si les entreprises fonctionnent sur le principe d’esprit d’équipe.
S’organiser permet de respecter les délais
L’espace où l’on doit travailler mérite une bonne organisation pour que l’on soit pleinement efficace dans son travail. Ainsi, on gagne en productivité en organisant mieux son bureau en l’occurrence. Effectivement, les paperasseries inutiles, voire des canettes pour certains, s’y amoncellent au fil des jours. Mais que l’on veuille bien le croire ou non, tout cela a des répercussions sur la productivité. Et de fait, en la capacité de chacun à respecter les délais imposés pour la réalisation des tâches.
Nous gagnons à être efficace avec une meilleure organisation, consistant par exemple à faire place nette sur notre espace professionnel. A cet effet, on peut utiliser tous les équipements de rangement disponibles, comme les tiroirs, étagères, classeurs, pot à stylos, etc. Triez, classez, rangez, nettoyez. Et une fois l’ordre établi, faites en sorte que cela perdure.
S’accorder une marge en vue de respecter les délais
Les marges pallient aux erreurs de planification et s’avèrent particulièrement utiles en cas d’imprévus. Effectivement, il est préférable de s’accorder plus de temps dans la réalisation d’une tâche que de décevoir un client en n’étant pas capable de s’en tenir aux délais impartis.
Respecter les délais dans le marketing
Il n’est pas toujours facile de dompter les délais dans le domaine du marketing. Effectivement, on doit souvent jongler entre plusieurs projets dont l’échéance se chevauchent. Cela implique aussi de jongler entre plusieurs priorités, tout en gérant les demandes récentes. Pour maitriser les délais de plusieurs projets, l’établissement des priorités entre les délais à respecter est primordial.
Pour cela, ayez sous les yeux un tableau de bord sur lequel vous pouvez visualiser les calendriers des projets dans leur globalité. Vous pouvez par exemple vous servir du diagramme de Gantt, outil destiné à faire respecter les délais au travail, pour avoir un aperçu de ces derniers.
Des tâches prioritaires pour tous les projets
Chaque projet devrait avoir ses tâches prioritaires. Ce tableau de bord est à mettre à jour au fur et à mesure que les tâches se terminent. Dans l’idéal, il doit déclencher une notification automatique pour passer à l’étape suivante. Pour connaitre le niveau d’importance d’un client, il suffit de se référer aux communications ou aux informations recueillies lors des appels téléphoniques.
Cette vue d’ensemble permise par l’utilisation d’un tableau de bord unique pour tous les projets actifs permet de voir les tâches en retard. Mais également de prendre les mesures nécessaires pour les employés surchargés ou se retrouvant sans travail.
