La productivité de l’équipe est essentielle en ce qu’elle constitue un levier dans l’atteinte de nos objectifs, que ce soit pour gérer un nouveau projet ou tout simplement pour les performances de l’entreprise. Il existe des astuces permettant de la booster, tout en gagnant en efficacité dans la résolution des problèmes, sans gaspiller de temps pour ce qui n’est pas important.
Eviter les pertes de temps occasionnées par les réunions inutiles
Pour beaucoup d’employés, les réunions sont une totale perte de temps. Leur tenue empêche de travailler, et elles durent souvent une éternité. De plus, la présence de tout le monde n’est majoritairement pas nécessaire. Pour éviter de multiplier ces séances, il peut être intéressant de les restreindre à une vidéoconférence hebdomadaire, d’une durée maximale d’une heure, en l’occurrence.
De cette façon, les collaborateurs qui télétravaillent ou qui sont souvent en déplacement peuvent y participer. Mais pour ce faire, il est important de communiquer l’ordre du jour à l’avance, de manière à ce que tout le monde puisse s’y préparer, et pour que tous les participants puissent faire une présentation de quelques minutes sur l’avancement de leur travail. Cette procédure donne à chacun une idée précise de ce qui a été accompli et ce qui doit encore l’être.
Autre point important, ne jamais clore une réunion sans avoir établi pour chacun les prochaines étapes à suivre. Notez également que vous devez garder une archive écrite de tout ce qui a été dit ou décidé lors de ces échanges.
Boostez la productivité de votre équipe en définissant des objectifs clairs et en planifiant
Pour que la productivité de l’équipe soit mesurable, il vous incombe de définir pour eux des objectifs précis, et qui seront à la fois atteignables. Cela passe évidemment par la qualification et la quantification des tâches. Ce qui revient à dire qu’il vous faut déterminer quelles sont celles qui sont incontournables pour l’aboutissement de tel ou tel projet. Dans l’idéal, confiez ces tâches à vos meilleurs éléments. Il va sans dire que, lorsque vous assignez une tâche, il est important de considérer la compétence de celui ou celle qui doit s’en charger.
La quantification, quant à elle, consiste à établir des objectifs chiffrés. Cela peut être un résultat financier, le nombre de potentiels clients, la quantité de livrables à rendre, etc. Mais il peut également s’agir d’une fonctionnalité à sortir, ou la tenue d’un événement. En étant clair sur les objectifs à atteindre, et les échéances à respecter, votre équipe optimise sa productivité. De votre côté, en vous basant sur les tâches accomplies, vous aurez un aperçu global sur l’avancement de vos projets
Misez sur les outils de communication ou de partage de fichier pour booster la productivité de votre équipe.
Ces outils sont des leviers essentiels pour booster la productivité. Ils s’appliquent à n’importe quel domaine d’activité. Et pour cause, ils simplifient l’échange d’informations et évitent la perte de fichiers, facteur de perte de temps pour tout le monde. Il existe aujourd’hui des plateformes dédiées pour les équipes travaillant sur des données ou des informations qui sont amenées à évoluer.
Outre le fait de permettre une communication en temps réel, elles autorisent un partage et une mise à jour automatique des fichiers. Une occasion pour donner libre cours au partage d’idées et pour en laisser émerger de nouvelles, au service de la productivité de l’équipe.
Privilégier la gestion de temps
Une meilleure gestion de temps est la clé de voûte d’une productivité maximale de l’équipe. Au vu de l’enjeu qu’elle représente, une bonne analyse des processus mis en œuvre dans l’entreprise s’impose, en vue d’y apporter des améliorations. Un autre critère à prendre en compte est le mode de fonctionnement de chacun, qui diffère d’une personne à l’autre.
Il en résulte une productivité également assez disparate, suivant l’environnement et la période de la journée. Par conséquent, une phase d’observation qui va durer une semaine environ sera nécessaire. L’objectif est de prendre note des meilleurs créneaux auxquels votre concentration sera à son maximum. Il en est de même pour l’inverse, où elle a tendance à décroitre. Dans l’optique d’augmenter la productivité de l’équipe et de la rendre plus efficace, chaque membre doit procéder de la même manière, afin d’identifier les moments où il sera susceptible de donner le meilleur de lui-même.
Faire preuve de rigueur pour résister aux distractions futiles
Au travail, une fois que l’on a succombé à une distraction, comme le fait d’avoir consulté ses mails, ou d’avoir engagé une conversation n’ayant rien à voir avec ses tâches, la concentration ne revient réellement qu’après environ 23 minutes. Il y a vraiment de quoi s’alarmer si chaque employé se laissait déconcentrer à chaque fois qu’ils reçoivent des notifications. Le meilleur moyen d’y remédier est de supprimer toutes les sources de distractions possibles, comme les réseaux sociaux.
Il ne s’agit pas forcément de s’y désabonner, mais de s’y déconnecter, du début jusqu’à la fin de sa journée de travail. Vous serez étonné de la productivité gagnée par votre équipe en procédant ainsi. Effectivement, devoir se connecter à chaque fois est ennuyeux et décourage à le faire. Sur Mac, des applications, à l’image de SelfControl ne vous laissent pas accéder à certains sites.
Booster la productivité de votre équipe à l’aide d’outils intelligents
Certains outils se déclinent en traqueurs de temps et déterminent le temps que vous mettez pour effectuer une tâche. Toggl est un exemple parfait. D’autres sont des plateformes de gestion de tâches en ligne. Elles permettent d’attribuer les tâches aux collaborateurs, tout en affichant leur date d’échéance. Avec Asana ou Hibox, vous avez la possibilité de partager des fichiers, de discuter en temps réel. Vous pouvez avoir une vue sur la progression de vos projets. Il y a également des solutions dédiées à l’organisation des réunions.
