Les listes de tâches ne permettent pas toujours de mener efficacement de front les projets, d’où l’importance de faire un planning pour une bonne organisation au sein de l’entreprise. Ce plan d’action servira de fil rouge, aussi bien pour les objectifs à court, moyen que pour ceux qui visent le long terme.
Bien qu’au départ, faire un planning puisse demander du temps, cette approche n’est pas moins intéressante pour en gagner, et gagner en efficacité. Facteur d’ambiance générale, le planning impacte aussi la productivité des salariés. Voici nos meilleurs conseils visant à établir un planning efficient.
Faire un planning pour gérer au mieux les pics d’activité
Une bonne connaissance de son activité est primordiale pour l’établissement d’un planning. Effectivement, il est pratiquement impossible de dresser un emploi du temps, sans connaitre les tranches horaires. Il en est de même pour les jours et journées spéciales durant lesquels la présence d’un maximum d’employés est requise. Pour illustrer, si vous êtes en l’occurrence dans le secteur immobilier, vous n’êtes pas sans savoir que les visites ont surtout lieu le weekend.
Il en est ainsi du secteur de l’événementiel ou du divertissement, qui accueille notamment du public en dehors des journées de travail. Bref, durant ces jours-là, l’entreprise a besoin d’un maximum d’employés pour bien fonctionner. Pour d’autres secteurs comme les startups, c’est durant les jours ouvrables que les charges de travail sont à leur apogée. Il faut donc ajuster le planning sur la base de ces contraintes.
Faire un planning pour les congés et les RTT
En ce qui concerne les congés et les RTT, il y a bien sûr la convention collective. Mais cela n’empêche pas l’entreprise d’édicter ses propres règles, dans la mesure où celles-ci ne vont pas à l’encontre de la législation. En l’occurrence, l’interdiction des cumuls peut parfois être nécessaire afin de contourner les abus. Chacun ayant ses propres attentes, cela relève d’autant plus d’un point épineux à gérer, étant un sujet susceptible de susciter des conflits entre les collaborateurs.
Il est courant d’établir un planning de congé suivant un ordre de priorité en période de vacances scolaires. Cependant, aucun membre de l’équipe ne doit se sentir lésé. Dans l’optique de simplifier la planification, ainsi que la tâche des ressources humaines, les dirigeants d’entreprise peuvent faire usage d’un logiciel. Les absences pour maladies ou RTT sont, quant à elles, à consigner.
Faire un planning pour la mise en œuvre d’un projet
Le premier conseil qui s’applique à la mise en place d’un planning est de troquer le tableur Excel par un outil de planification. Les salariés pourront idéalement y accéder en ligne. Une raison à cela est que ce type d’outil comporte des fonctionnalités essentielles, permettant un affichage par client, salarié, projet. En parallèle, il permet d’établir un emploi du temps quotidien, hebdomadaire, voire mensuel, tout en rendant possible une configuration des droits d’accès selon la hiérarchie.
Cela laisse également la possibilité d’intégrer sur un même calendrier, le planning général incluant jours de repos et heures de travail, ainsi qu’un planning spécifique encadrant chaque projet. La mise en place d’un planning implique une bonne connaissance de son équipe, des contraintes de l’entreprise, et celles de chacun.
Planning d’équipe : comment trouver l’équilibre ?
Certes, vous ne pourrez pas toujours contenter tout le monde, mais la communication et les compromis permettront de trouver un certain équilibre. Avec un bon logiciel, vous n’aurez pas à vous préoccupez de l’aspect technique et pourrez répartir les tâches et les heures de travail plus aisément. Faire un bon planning implique de ne pas perdre de vue les intérêts de l’entreprise. Aussi, pensez à assigner chaque catégorie de tâches aux meilleurs éléments.
Un plan d’action pour que tout le monde puisse s’y retrouver
Et pour qu’il soit compréhensible à première vue, vous pouvez mettre en place un code couleur pour les priorités, les tâches effectuées, par projet, client, etc. Dans le cadre de la réalisation d’un projet, le planning doit mentionner les tâches attribuées à chaque acteur. Toutes les personnes s’occupant du projet pourront ainsi y indiquer l’évolution de leur mission.
De son côté, le chef de projet pourra avoir une vue d’ensemble de chaque réalisation et ajuster le planning au besoin. La mise en place d’un planning d’équipe nécessite une réunion des membres au préalable. Tous ceux qui sont concernés par le projet pourront ainsi discuter librement des répartitions des tâches avant l’établissement d’un planning réaliste.
Faire un planning : que doit contenir un plan d’action ?
Le planning doit inclure la liste des actions à réaliser. Il doit faire l’objet d’une mise à jour régulière, en utilisant par exemple un code couleur pour les tâches terminées, ou en rayant celles-ci au fur et à mesure. Cela permet de voir l’avancée du projet par rapport aux objectifs. En revanche, dans le cas où ces mêmes objectifs sont à renouveler, il peut être intéressant de ne pas supprimer ces actions terminées, mais de les regrouper dans un autre catalogue.
Les actions à déléguer doivent aussi y figurer, ainsi que le catalogue des objectifs qui vous servira de repère. Suivant l’importance d’un objectif, il est essentiel d’attribuer régulièrement des tâches relatives à celui-ci. Dans ce cas, il faut toujours les inclure dans les prochaines actions. A noter également que les actions doivent rester réalisables et ne pas durer au-delà de 2 heures. Le but est de maintenir la motivation des salariés.
Faire un planning : les étapes essentielles
La base d’un bon planning repose sur la définition des contraintes de l’entreprise, puis sur l’inventaire des tâches ou objectifs à réaliser. Quels sont les projets en attente et les tâches qui qui restent à faire ? A la suite de cet inventaire, un premier tri permet déjà de vous faire une idée sur les tâches à prioriser. Pour cela, procédez par classement.
- Les tâches importantes et urgentes, et donc à faire en priorité, seront classé Priorité A.
- Celles qui sont importantes mais ne sont pas urgentes sont à classer Priorité B. Elles sont à réaliser après les Priorités A.
- Pour terminer, les tâches non importantes et non urgentes sont les Priorités C. Elles sont, soit à supprimer, soit à faire après A et B.
Il ne vous reste plus qu’à les intégrer dans votre planning.
