L’aide d’un coach en gestion de temps est plus que jamais sollicitée à l’ère où les gens ne savent plus trop comment organiser leur emploi du temps de manière efficace. L’exigence de rapidité d’exécution des tâches hors normes qu’imposent les entreprises conduit les employés à avoir trop de choses à faire en si peu de temps. Bien que la pression soit souvent d’ordre hiérarchique, il n’est pas rare que les travailleurs se l’infligent eux-mêmes. C’est d’autant plus inquiétant quand on sait que le stress lié au temps est la forme de stress la plus répandue.
Si vous êtes un coach, vous savez sûrement qu’un planning bien pensé peut aider vos clients à ne plus devoir rattraper leur retard le weekend ni à travailler à l’arrache. Cependant, savoir gérer son temps n’est pas inné. Ce n’est pas une matière que l’on apprend à l’école. Afin d’aider vos clients à reprendre le contrôle de leur temps, ce guide vous livre des conseils pertinents que vous pouvez leur suggérer. Mais auparavant, voyons en quoi consistent réellement vos rôles de coach de gestion de temps.
Un coach en gestion du temps : quelles sont ses missions ?
La société moderne tourne à 100 à l’heure. C’est un fait ! Tout va tellement vite que trop de gens se laissent déborder, frôlant souvent le burn-out. Votre mission principale en tant que coach est de les apprendre à mieux organiser leur emploi du temps. Et par une meilleure gestion de leur temps, on entend surtout une meilleure gestion de leur temps au travail. En effet, quand ils parviendront à le faire, ils sauront maîtriser leur temps dans sa globalité. Un planning ou emploi du temps efficace doit pouvoir permettre de trouver un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
Un bon coach est en mesure de proposer un emploi du temps ou un plan d’action détaillé, sur mesure, à la fois en accord avec les objectifs de son client qu’avec ses attentes et son écologie. Planifier toutes les tâches est la première étape. Si beaucoup préfèrent procéder à l’organisation de leur journée le matin, nous conseillons de le faire plutôt le soir. C’est un bon moyen pour se libérer l’esprit. Pour que le client ne se surinvestisse pas, il incombe au coach d’affranchir son client des auto-injonctions qu’il peut s’imposer au quotidien.
Si surcharge de travail il y a, de deux choses l’une. Dans un cas, le nombre des tâches est effectivement trop important pour être confié à une seule personne. Dans l’autre, la personne qui se croit surchargée rencontre des difficultés dans la priorisation de ses missions. Voici les erreurs courantes dans l’établissement d’un emploi du temps et les solutions à suggérer en tant que coach.
Ne pas savoir distinguer les tâches urgentes des tâches importantes
L’étape de la planification est primordiale. C’est le premier conseil que devrait donner un coach quand il accompagne son client dans l’élaboration de son emploi du temps. En effet, s’il veut terminer à temps les tâches qui lui sont consignées, il est essentiel qu’il se fixe des priorités.
À ce titre, demandez à votre client quelles sont les tâches qu’il considère comme étant urgentes et celles qui peuvent attendre. Il n’est pas rare que l’on se trompe sur le caractère urgent d’une tâche. Souvent, celle-ci n’en est pas réellement une.
Ce qui fait que ce qui mérite d’être fait en premier est relégué au second plan alors que ces tâches-là sont celles qui apportent de la valeur dans son travail. Il est facile de connaître quelles tâches sont urgentes et celles qui ne le sont pas par rapport à l’existence ou non d’une date butoir. Par ailleurs, le coach peut recommander au client d’inclure dans son emploi du temps toutes les tâches qui font partie de ses routines quotidiennes. Ce peut être l’heure à laquelle il se lève, le créneau pour sa séance de sport, le rangement, etc.
Planifier trop de tâches
En tant que coach, vous devez avertir votre client qu’en surchargeant de façon excessive son emploi du temps, il risque de ne plus du tout avoir de moment pour lui. Or, s’accorder du temps pour soi et se décrocher du travail pour se détendre ne serait-ce que quelques minutes est crucial. Un cerveau réoxygéné sera au plus fort de ses capacités. À l’inverse, l’absence de pause diminue fortement nos performances cognitives.
Votre rôle de coach est de faire comprendre au client qu’il commet une erreur en cherchant à planifier chaque minute disponible de son emploi du temps. Il est vrai qu’il est tentant de rattraper ainsi le retard qu’on a pu accumuler. Toutefois, on s’évite un branle-bas de combat en réservant un créneau pour traiter les tout-venant et les imprévus. Et nous savons que les sollicitations de dernière minute, il y en aura toujours ! Il est ainsi judicieux de toujours prévoir quelques heures par semaine ou de laisser des espaces libres dans son agenda pour gérer ces imprévus.
